การบริหารโครงการ (Project Management) : เครื่องมือและกลยุทธ์การบริหารโครงการ

     ในการบริหารโครงการนั้นมีความท้าทายแฝงอยู่ แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าการประสบความสำเร็จในการบริหารโครงการนั้นจะเป็นไปไม่ได้ โดยเครื่องมือและกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่ช่วยในการบริหารโครงการมีความเรียบร้อยและได้ผลมากขึ้น มีดังนี้

1) โครงสร้างการจัดแบ่งงาน (Work Breakdown Structure) เป็นการแบ่งหน้าที่หลักในโครงการ เป็นกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อให้การบริหารและการกระจายทรัพยากรได้ง่ายยิ่งขึ้น โดยครงสร้างการจัดแบ่งงานที่ดีก็ควรที่จะอธิบายถึง “ผลลัพธ์ที่อยากได้” ของแต่ละขั้นตอน ซึ่งเราสามารถทำ โครงสร้างการจัดแบ่งงาน ตามขั้นตอนการบริหารโครงการได้เลย (5 ขั้นตอน - การเริ่มต้น วางแผน ดำเนินการ ตรวจสอบควบคุม และปิดโครงการ) หรือเราจะแบ่งโครงสร้างตามทรัพยากรหรือหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงานก็ได้

2) แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) หรือจะเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า แผนผังคุมกำหนด เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการเวลาหรือบริหารตารางเวลา รวมถึงขั้นตอนต่าง ๆ ซึ่งจะถูกแสดงออกมาเป็นตารางที่มีอยู่ 2 แกน

แกนแรกคือ “หน้าที่” ที่จะต้องปฏิบัติ และอีกแกนหนึ่ง เป็นการที่แสดงถึง “ระยะเวลา” ที่ต้องดำเนินงาน โดยแต่ละกิจกรรมย่อย ๆ ในโครงการมีความจำเป็นที่ต้องมีการประเมินตามลำดับการดำเนินงานและระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินงาน ซึ่งก็จะถูกแสดงบนแผนภูมิแกนต์อย่างชัดเจน ซึ่งประโยชน์ของแผนภูมิแกนต์ก็คือการช่วยให้การบริหารโครงการมีสะดวกสบายและเป็นไปด้วยความเรียบร้อยมากขึ้น เพราะเป็นการนำแต่ละขั้นตอนมาแสดงในภาพรวมที่มองเห็นได้ง่ายและเข้าใจมากยิ่งขึ้น 

3) ระเบียบวิธีวิถีวิกฤต (Critical Path Method) คือ การกำหนดตารางเวลาของกิจกรรม เพื่อเป็นการอธิบายว่าแต่ละกิจกรรมจะใช้เวลาเริ่มต้นและจะสิ้นสุดเมื่อไหร่ เป็นการทำให้มองเห็นได้ชัดเจนว่ากิจกรรมส่วนไหนจะเกิดอุปสรรคหรือปัญหาในระหว่างการบริหารโครงการ โดยที่ เส้นทางวิกฤต (Critical Path) เป็นตัวชี้ให้เห็นว่าเส้นทางไหนในระบบงานที่จะต้องเสียเวลาไปมากที่สุดในการทำโครงการนั้น ๆ จนสำเร็จ หรือจะกล่าวง่าย ๆ ว่า  เส้นทางที่จะถ่วงให้โครงการ/กิจกรรมล่าช้า 

วรรณวิภา  วีระพงศ์

นักวิเคราะห์นโยบายและแผน ประจำสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยี

มหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราช