การบริหารโครงการ (Project Management) : ปัจจัยการบริหารโครงการ

     การบริหารโครงการจะยิ่งมีความซับซ้อนหากว่าปัจจัยและทรัพยากรต่าง ๆ มีจำกัด โดยปัจจัยต่าง ๆ ที่ช่วยในการบริหารโครงการนั้นมีดังต่อไปนี้

1) งบประมาณ/ค่าใช้จ่าย – เป็นปัจจัยแรกที่ต้องคำนึงถึง เพราะหากค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนมากเกินกว่างบประมาณที่ตั้งไว้  ในมุมมองธุรกิจแล้วโครงการนี้ก็เป็นโครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จเพราะไม่สามารถทำกำไรได้

2) เวลา – เป็นปัจจัยที่ 2 มีที่สำคัญไม่แพ้ปัจจัยแรก ก็คือเวลา เพราะงานทุกประเภทย่อมมีเวลากำหนดส่ง ไม่ว่าจะเป็นโครงการก็ไม่ต่างกัน ในส่วนนี้ผู้บริหารโครงการต้องเปรียบเทียบว่าระยะเวลาและงบประมาณของโครงการนั้นมีความเป็นไปได้มากน้อยแค่ไหน หากยิ่งเป็นโครงการที่มีขั้นตอนมากและซับซ้อน การบริหารระยะเวลาของโครงการก็ต้องลงรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนด้วย

3. ผู้รับบริการและบุคคลที่เกี่ยวข้อง – จะต้องดูความต้องการของผู้รับบริการหลักจากโครงการด้วย รวมถึงการนำไปใช้ประโยชน์และประยุกต์ใช้ และบุคคลที่เกี่ยวข้องของผู้รับบริการต่อไปด้วย

4. บุคลากรในโครงการ – เพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ ผู้บริหารโครงการจำเป็นจะต้องบริหารบุคลากรในโครงการด้วย อาจจะเป็นการโยกย้ายบุคลากรไปยังอีกหน้าที่ หรือการหาบุคลากรเพิ่มเพื่อให้โครงการสามารถดำเนินต่อไปได้ตามกำหนด

5. เป้าหมายของโครงการ – เป้าหมายของโครงการจะขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า อาจจะเป็นการสร้างซอฟต์แวร์ การสร้างบ้าน หรือการไปเปิดตลาดใหม่ในพื้นที่ใหม่ การบริหารโครงการที่ดีต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน และต้องมีวิธีที่สามารถวัดผลเป้าหมายแต่ละขั้นตอนได้ 

6. ทรัพยากร – ผู้บริหารโครงการจำเป็นจะต้องบริหารทรัพยากรอื่นที่นอกเหนือจากทรัพยากรบุคคลด้วย และก็ควรที่จะถูกระบุไว้ตั้งแต่ตอนแรกเป็นส่วนของการวางแผนค่าใช้จ่ายและการวางแผนโครงการ

7. งบประมาณ – การวางแผนทางด้านงบประมาณจะต้องมีความเหมาะสมในการที่ส่งจะผลให้โครงการให้เกิดผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ โดยในขั้นตอนการวางแผนอาจจะเขียนรายละเอียดของการใช้งบประมาณที่ชัดเจนจะยิ่งทำให้การดำเนินงานมีความง่ายยิ่งขึ้น

     ความท้าทายของการบริหารโครงการ เป็นความท้าทายสำหรับผู้บริหารโครงการที่จะต้องบริหารปัจจัยที่มีความหลากหลาย ทั้งการบริหารเงิน เวลา และบุคลากร รวมถึงความคาดหวังของผู้รับบริการอีกด้วย และหากเป็นโครงการที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะทางด้วยแล้ว ผู้บริหารโครงการยังต้องมีทักษะในการสื่อสารและเข้าหาบุคคลอื่นอีกด้วย

วรรณวิภา  วีระพงศ์

นักวิเคราะห์นโยบายและแผน ประจำสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยี

มหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราช