การบริหารโครงการ (Project Management) : กระบวนการและขั้นตอน

     การบริหารโครงการ (Project Management) มีเป้าหมาย คือ การบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการภายในระยะเวลาและข้อจำกัดที่กำหนดไว้

กระบวนการและขั้นตอนการบริหารโครงการ

     การบริหารโครงการมีปัจจัยที่หลากหลาย โดยผู้บริหารโครงการหลายคนอาจจะคิดว่าขั้นตอนการบริหารโครงการนั้นยากและซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเวลาหากต้องบริหารหลายโครงการพร้อม ๆ กัน ภายใต้ทรัพยากรและเวลาที่จำกัด

     หลักการบริหารโครงการที่ดี ก็คือ การแบ่งโครงการใหญ่ออกเป็นงานเล็ก ๆ หลายอย่าง เพื่อให้ผู้บริหารโครงการสามารถที่จะแบ่งทรัพยากรที่จำกัดในโครงการได้อย่างทั่วถึงทุกส่วน 

ขั้นตอนการบริหารโครงการนั้นแบ่งออกมาเป็น 5 ส่วน ดังนี้

1. การเริ่มต้น (Initiating) – คือ ขั้นตอนแรกของการบริหารโครงการ ซึ่งเป็นขั้นตอนของการเริ่มต้นโครงการ มีความสำคัญในส่วนของผู้บริหารโครงการที่จำเป็นต้องประเมินว่าโครงการแต่ละโครงการมีมูลค่าหรืองบประมาณเท่าไร และมีความเป็นไปได้ที่จะบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ ซึ่งเป็นการดูเบื้องต้นว่าค่าใช้จ่าย และระยะเวลาในการทำโครงการ เพียงพอสำหรับคุณภาพที่ผู้บริหารโครงการคาดหวังไว้หรือเปล่า 

2. การวางแผน (Planning) – หลังจากที่โครงการได้รับอนุมัติแล้ว ในขั้นตอนนี้จะเป็นการวางแผนโครงการ เพื่อลงรายละเอียดและทำให้ผู้บริหารโครงการมั่นใจได้ว่ากิจกรรมทั้งหมดในโครงการจะอยู่ในเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ การวางแผนที่ดีควรจะลงรายละเอียดว่าผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนควรจะทำหน้าที่อะไร และทรัพยากรงบประมาณจะไปลงส่วนไหน นอกจากนั้นแล้วการวางแผนควรจะครอบคลุมถึงวิธีบริหารความเสี่ยงต่าง ๆ ด้วย

3. การดำเนินการ (Executing) – หากโครงการมีการวางแผน (ตามขั้นตอนที่ 2) ที่ดีและครอบคลุมมากพอ ขั้นตอนการดำเนินการก็จะทำได้ง่ายขึ้น ขั้นตอนการดำเนินคือการสร้างผลลัพธ์ให้ผู้รับบริการพึงพอใจ โดยหน้าที่หลักของผู้บริหารโครงการ ก็คือ การดูแลและบริหารให้ทรัพยากรต่าง ๆ ถูกใช้ไปตามที่ถูกวางแผนไว้ และผู้ปฏิบัติสามารถทำงานที่ตัวเองได้รับมอบหมายได้อย่างถูกต้อง

4. การตรวจสอบและควบคุม (Monitoring and Controlling) – การตรวจสอบและควบคุมเป็นขั้นตอนที่ผู้บริหารโครงการต้องย้อนกลับมาพิจารณาตลอดการดำเนินงานโครงการ โดยขั้นตอนนี้จะถูกปฏิบัติไปพร้อมกับขั้นตอนการดำเนินการ ซึ่งเป้าหมายของขั้นตอนนี้ก็คือการดูแลให้กิจกรรมทุกอย่างภายใต้โครงการเป็นไปตามที่กำหนดวางแผนไว้ ทั้งในส่วนค่าใช้จ่าย คุณภาพ และ เวลา

5. การปิดโครงการ (Closing) – เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ผู้บริหารโครงการจะส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการให้กับผู้รับบริการ ในหลาย ๆ กรณีขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนที่ทรัพยากรต่าง ๆ จะถูกปล่อยไปให้โครงการอื่นได้ใช้ รวมถึงการพิจารณาผลลัพธ์ของโครงการ และการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการด้วย เพื่อให้ผู้บริหารของโครงการและองค์กรสามารถนำไปใช้พัฒนาโครงการต่อไปได้อีก 

ความสัมพันธ์ระหว่างจุดมุ่งหมายของการบริหารโครงการ และการบริหารความเสี่ยงในโครงการ

     จุดมุ่งหมายหลัก หรือจุดมุ่งหมายที่สำคัญของการบริหารโครงการ คือ “การสร้างผลลัพธ์” เพราะว่าโครงการแต่ละโครงการจะมีลักษณะพิเศษไม่เหมือนกับงานที่องค์กรปฏิบัติอยู่ ในกรณีนี้เป้าหมายของการบริหารโครงการ ก็คือการนำทรัพยากรต่าง ๆ มารวมกันเพื่อให้ได้ ผลลัพธ์ที่ไม่เคยมีมาก่อน

     คำว่า “ผลลัพธ์” ก็รวมถึงปัจจัยข้อจำกัดหลายอย่าง เช่น เวลา ค่าใช้จ่าย และคุณภาพด้วย 

     เราอาจจะพูดได้ว่าจุดมุ่งหมายของการบริหารโครงการ ก็คือการ “บริหารความเสี่ยง” เพื่อทำให้โอกาสที่โครงการจะประสบความสำเร็จหรือทำให้ผู้รับบริการพึงพอใจมากที่สุด โดยที่ความเสี่ยงรวมถึงปัจจัยหลายอย่าง ตั้งแต่ปัจจัยภายในโครงการ เช่น ผู้ปฏิบัติงานหรือทรัพยากรต่าง ๆ ไปจนถึงปัจจัยนอกโครงการ อย่างองค์กรหรือหน่วยงานคู่แข่ง เทคโนโลยี หรือปัญหาที่ควบคุมไม่ได้อย่างเช่นดินฟ้าอากาศ และหากยิ่งเป็นโครงการที่มีงบประมาณสูง มีหลายตัวแปร หลายปัจจัย และหลายขั้นตอนการดำเนินการ “ความเสี่ยง” ที่โครงการจะไม่ประสบความสำเร็จก็ยิ่งมีเยอะ ซึ่งก็เป็นสาเหตุที่ผู้บริหารโครงการหลายคนเลือกที่จะแตกโครงการใหญ่ ๆ ให้ออกมาเป็นกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อความง่ายและประสิทธิภาพในการบริหารโครงการนั่นเอง

วรรณวิภา  วีระพงศ์

นักวิเคราะห์นโยบายและแผน ประจำสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยี

มหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราช